高校政府采购徽采云网上商城采购信息化管理模式的优化与实践探索——以淮北师范大学为例

　　政府采购网上商城(电子卖场)是在“互联网+”背景下，在传统政府采购基础上演变而来的一种新型政府采购模式，随着政府采购全流程电子化的推进，政府采购网上商城已成为各省政府采购信息化建设的标配。2022年7月，安徽省政府采购网上商城的共享平台——“徽采云”电子卖场在全省正式上线，实现网上商城采购从预算申报到计划申请、任务书下达、采购实施、合同管理、合同支付等环节的全流程一体化政府采购信息化管理，大幅度降低了各交易主体的人力、财力和时间成本，有效提升了通用设备政府采购的灵活性与便利度。

　　纳入网上商城采购范围的，通常是与高校科研、教学和行政办公息息相关的计算机、打印机、投影仪、空调等常用通用设备。受政府采购政策和高校自身特点的影响，这些常用通用设备在采购需求上具有随机性、小额零星性和个性化需求多样性;在预算申报上具有无限额、集中性和原则性;在采购管理上具有配置有标准、参与部门多、程序繁琐等特点，这些特点使得高校通用设备政府采购网上商城采购管理模式变得愈加复杂，在预算申报、管理方式和政策执行上给高校采购管理工作带来了诸多困扰。

　　目前各省的政府采购网上商城全流程一体化系统，是按照“省级主导、全省统建”思路建设的，在管理模式上具有一般性，不同的使用主体皆遵循相同的管理规范，无法体现高校在采购组织架构和内控机制上的个体差异，与高校现有的采购信息化管理系统在数据对接上仍处于手工衔接状态，这种信息化管理上的壁垒，进一步增加了高校通用设备网上商城采购管理的复杂度。

　　随着数字化校园建设力度的增大，多数高校在财务、资产和采购管理上搭建了适合自身管理模式的信息化管理平台，且这些平台在通过兼容扩展、优化整合和数据对接的方式朝着财采资一体化方向发展，以确保采购数据的一致性和共享性。如何充分发挥高校信息化管理平台在采购内控管理中的积极作用，做好与政府采购网上商城全流程一体化系统的有效衔接，提高政府采购管理的效率，已成为优化高校采购管理模式的主要方法和手段。

　　根据高校通用设备政府采购的特点及政府采购网上商城的管理模式，分析高校通用设备政府采购网上商城执行过程中存在的问题，充分发挥采购信息化管理手段，优化采购管理协调机制和管理流程，提高采购管理服务水平、降低采购管理风险，是本文探索和研究的主要目标。

　　一

　　政府采购网上商城管理常见问题分析

　　受高校通用设备采购需求多样性和政府采购预算管理方式的影响，政府采购网上商城采购管理过程中经常面临以下5个矛盾。

　　(一)需求随机性与政府采购预算准确性的矛盾

　　政府采购预算是网上商城采购方式执行的必要条件。高校人才流动和人事变动较为频繁，作为采购经费来源的各类教科研项目的立项具有不确定性，教师对个人项目经费支配自由度较大，使得通用设备采购需求具有较强的随机性。由于政府采购预算申报的集中性和原则性，这种需求随机性容易造成通用设备政府采购预算申报上的误差，给后期的采购管理和预算执行带来一系列的困难。

　　(二)需求灵活性与政府采购管理规范性的矛盾

　　纳入网上商城范围的通用设备具有政府采购无限额的特点，加上高校通用设备采购需求的随机性，经常出现频繁小额零星采购需求，政府采购网上商城采购方式的初衷就是满足这种多频次的小额零星需求，以提升通用设备政府采购的灵活性和便利性。在政府采购预算不足的情况下，面对通用设备时刚性需求，很难保证政府采购管理行为的规范性。

　　(三)个性化需求多样性与集中采购单一化的矛盾

　　受专业类型、使用途径、市场行为多样性的影响，教职工在设备配置标准、售后服务、设备兼容、使用习惯等方面，对通用设备的个性化需求存在着多样性。集采限额以下的通用设备零星采购虽然金额不多，但程序较为繁琐，为避免高频次采购给采购管理工作带来过多压力，多数高校采用集中申报统一采购方式，这种一劳永逸的做法必然导致采购供给上的单一化，无法满足教职工需求的多样性，使得采购管理服务水平大打折扣。

　　(四)优化资产配置与资产闲置之间的矛盾

　　加强资产管理、优化资源配置、提高资产使用效率，一直是高校资产管理的关键目标。如果对通用设备采用集中申报统一采购方式，特别是经费来源为教学和人才项目的通用设备采购，受不确定因素的影响，需求量和随机性较大，很难精准统计，采购预算与实际需求之间通常存在较大偏差。这种偏差处置不当，在后期的资产管理上，势必造成大量的通用设备闲置，有悖资产管理制度，易引发审计风险。

　　(五)信息管理一体化与信息链路脱节的矛盾

　　通过数据治理、平台整合和统一门户，目前多数高校信息化管理一体化建设日趋完善，但在采购管理方面仍然存在脱节或衔接不畅现象。一是“徽采云”平台只是实现采购管理局部链路的闭环。目前“徽采云”平台主要针对政府预算下达之后的采购管理，在预算下达之前的需求统计、预算申报、计划立项等环节，以及采购完成后的验收入账和支付办理等环节，是与“徽采云”平台脱节的，须由采购人根据自身采购管理模式手工衔接。二是财务、资产和采购平台的对接仍处于浅层次状态，信息化管理壁垒仍然存在。目前各类平台的对接仍处于数据对接状态，在管理程序上仍是“各自为政”，无法体现高校完整的采购内控管理体系，也无法充分发挥采购信息化管理的效能。

　　二

　　网上商城政府采购管理模式的优化

　　(一)做好信息化基础工作

　　信息化基础设施是网上商城模式运行的载体和技术支撑。优化网上商城采购管理模式，首先要筑牢采购管理的信息化底座，改进采购管理协同方案，确保数据的一致性和工作衔接的流畅性，才能切实提高网上商城采购方式的管理效率和服务水平。

　　1.功能定制

　　采购管理平台通常只具有通用的采购申请和审批模块，无法体现政府采购通用设备管理的特殊性，也无法展现网上商城采购的计划性和灵活性。为确保与“徽采云”平台在管理上的有效衔接，需要从采购申报、计划分发、任务分配等方面，对政府采购通用设备管理模块进行个性化定制。同时资产和财务管理平台根据工作需要对相对功能模块进行程序改造或功能定制。

　　2.系统对接

　　资产和财务是与采购管理息息相关的两个平台，为采购经费和采购计划管理提供数据一致性保障。财务、资产和采购平台的对接不仅仅是数据层上的对接，还要确保管理程序上的无缝衔接，才能实现管理效率和服务水平的双效提升。

　　3.统一门户

　　当前高校的财务、资产和采购信息化管理一体化很少是通过扩展实现的，虽然实现了数据对接，但一些业务管理和使用上仍是独立的，为了方便采购人和管理人员的使用和管理衔接，统一信息门户，设置任务待办提醒，可以有效提高工作协同效率。

　　(二)建立采购管理流程

　　整个采购管理流程主要包含采购申报、采购审核、预算申报、计划分发、任务书分配、验收入账与支付这六个环节，涉及财务、资产、采购、“徽采云”平台和预算管理一体化平台(见图1)，包括采购申请单位、采购管理部门、资产管理部门、财务管理部门和上级财政部门这五个主要参与主体(表1)。

　　1.采购申报

　　教职工在采购管理平台中通过通用设备申报模块，提交采购需求，经单位资产管理员、经费负责人和单位负责人审核后提交学校资产管理部门。资产管理部门需要根据年度人才计划和办公设备配置标准，提交年度通用设备增补采购申请。所有申报数据中需要明确经费来源和使用途径。

　　2.采购审核

　　资产管理部门在资产管理平台中，根据采购管理平台推送的申请数据、通用设备配置标准和个人资产情况，对申报数据进行立项审核，并把立项数据推送给采购管理平台，形成采购计划。

　　3.预算申报

　　采购管理部门在采购管理平台汇总采购计划和采购预算，推送财务管理平台。财务管理部门在财务管理平台中，对采购经费进行调配，编制通用设备政府采购预算，并在预算管理一体化平台中申报政府采购预算。同时把设备采购预算与年初其他设备预算采购计划整合一个预算品目，通过财政一体化系统提交，形成设备采购预算池，便于预算执行的灵活性。

　　4.计划分发

　　采购管理部门在“徽采云”平台中确认政府采购指标下达后，通过采购管理平台把采购计划分发到采购申请单位账户，形成采购任务。

　　5.任务书分配

　　采购申请单位根据采购任务，可以随时发起采购申请，采购管理部门根据采购申请，在“徽采云”平台申请相应的政府采购任务书，并把任务书分配给采购申请单位。采购申请单位在采购平台中领取采购任务书，使用“徽采云”平台账号在电子卖场中根据个人需求，选择自己满意的设备产品，匹配任务书，实施采购。

　　6.验收入账与支付

　　采购申请单位完成采购任务后，在采购管理平台进行合同备案，在资产管理平台进行验收入账，在财务管理平台中提取采购合同信息和资产入账信息申请支付，在“徽采云”平台确认验收。财务管理部门根据支付申请和设备验收状态，在预算管理一体化平台中办理支付。

　　(三)优化后的方案分析

　　1.满足教职工采购的个性化需求

　　除了办公用途外，对其他用途教职工可以根据工作需求，选择合理的设备配置，不受采购限额限制。采购申请单位可以根据设备兼容性和使用习惯，在电子卖场选购自己满意的设备。

　　2.提高采购预算的精准度

　　采购预算是建立在申报基础上的，采购需求具体到教职工个人，资产配置审核可以减少重复采购。基于年度人才计划的增补申请，可以减小设备需求误差，提高预算的精准度。合并设备采购品目，增大了设备采购预算池，扩大了通用设备政府采购预算执行空间。

　　3.规范政府采购行为

　　除科研用途外，对其他用途通用设备采购全部申报政府采购，应采尽采。通过合并预算品目，形成设备政府采购预算池，可以灵活地满足通用设备采购需求的随机性，实现通用设备政府采购执行的彻底性，避免政府采购的政策执行风险。

　　4.避免集中采购的资产闲置

　　采购申请单位可以根据采购任务，在同一个财政年度内，不受时间限制随时发起采购申请，随用随买，有效避免了集中申报统一采购带来的资产闲置风险。

　　5.提高采购的灵活性

　　通过合并预算品目，形成设备的政府采购预算池，可以有效避免政府预算不足导致无法采购的现象。账号分级管理，采购任务的分发和政府采购任务书的灵活分配，使得通用设备采购在同一个财政年度内，不受时间和品牌的限制。

　　6.提高采购管理效率和服务水平

　　所有采购申请、审核和审批都是通过网上线上办理的，实现了“数据多跑路，教职工少跑腿”，以及管理平台的待办事项提醒功能，实现管理服务的快准简，有效提高了采购管理效率。系统之间的数据对接，实现不同平台的互联互通，打破数据壁垒，确保数据的一致性;统一信息门户使得财务、资产和采购系统集成一个综合信息载体，提高采购管理工作的便捷性和协同效率。

　　三

　　总结

　　基于信息管理平台对高校政府采购网上商城采购管理模式的优化，充分发挥信息化技术在数据共性和自动化管理上的便捷高效优势，弥补传统通用设备网上商城采购管理方式在协同办公和繁杂事务处理上的低效和不足，兼顾政府采购政策执行的灵活性和原则性同时，有效提高通用设备政府采购的管理效率和服务水平，实现了采购管理思想与信息化的有机结合。当前政府采购网上商城全流程一体化系统正处于分步推进阶段，短板提升与信息技术融合任重道远。通用办公设备政府采购网上商城管理，从数字化到智能化，从链路闭环到全域闭环，从松散耦合到协同一体，还存在很大的发展空间，在优化管理、提质增效方面仍需不断探索与创新。